事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考
[摘要]人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理存在着诸多问题.有待加以改善，从而提高人事档案的利用水平。
[关键词]人事档案；管理；对策
人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得更为重要。本文着重探讨事业单位人事档案管理工作中存在的问题与对策。
一、人事档案管理工作中存在的问题
1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
3.人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面，某高校对人事档案进行清查时，在2000多份人事档案中，光缺年度考核者就有近500人次之多。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。某部门对近3000名干部的“三龄一历”逐一审核查实，发现年龄不符的333人次，工龄不符的160人次，党龄不符的79人次。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。据不完全统计，截至2002年12月，全国有60多万份与主人失去联系的“弃档”和“死档”。
5.人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。
6.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
7.人事档案利用工作水平较低。其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
二、新时期人事档案管理工作的对策与思考
1.提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
[关键词]人事档案；管理；对策
人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得更为重要。本文着重探讨事业单位人事档案管理工作中存在的问题与对策。
一、人事档案管理工作中存在的问题
1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
3.人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面，某高校对人事档案进行清查时，在2000多份人事档案中，光缺年度考核者就有近500人次之多。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。某部门对近3000名干部的“三龄一历”逐一审核查实，发现年龄不符的333人次，工龄不符的160人次，党龄不符的79人次。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。据不完全统计，截至2002年12月，全国有60多万份与主人失去联系的“弃档”和“死档”。
5.人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》《晋升职称审批表》《先进工作者呈报表》等等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。
6.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
7.人事档案利用工作水平较低。其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
二、新时期人事档案管理工作的对策与思考
1.提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
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